Sabemos perfectamente que, sobre todo al inicio, es complejo poder entender los conceptos que debe incluir una factura de psicología, pero hemos preparado esta guía 100% práctica para que lo tengas súper claro, puedas crear una y entender las que te emitan a ti.
Elementos básicos de una factura
- Datos de la factura
- Fecha: es el día, mes y año en el que se realiza la factura, se suele emitir de forma anterior al pago, pero puede que te paguen varias sesiones y te pidan factura después, no hay problema, puedes hacerla conjunta. Sí se debe tener en cuenta de cara a conciliar los pagos.
- Nº de factura: es obligatorio que las facturas tengan una numeración correlativa, esto es, el número de la factura debe ser correlativo a los pagos. Por ejemplo, recibes un pago en enero y tu factura es la número 1, el pago de febrero corresponde a la número 2, el de marzo a la 3 y así sucesivamente. No puedes poner, por ejemplo, en enero la factura 3, en febrero la 1 y en marzo la 2, sino que tienen que seguir un orden.
En el caso de que hagas varios tipos de factura (con IVA o sin IVA) porque tengas varios servicios distintos y así los separes, puedes utilizar códigos distintos, por ejemplo: SE-001 para sesiones y TA-001 para talleres. - Fecha de vencimiento: se trata de la fecha tope que se pone en la factura para efectuar el pago, puede ser del tiempo que tú quieras como una semana, quince días o un mes. Es indicativo para el cliente/paciente, aunque si ya te la ha abonado no es necesario que lo indiques.
- Nombre del cliente: debe incluir de forma obligatoria su nombre y apellidos y DNI, igualmente la dirección pero si no se tiene sirve con esos datos identificativos mínimos. En el caso de que sea una persona jurídica se debe escribir la razón social (nombre) y el CIF, así como su domicilio fiscal. Si tiene un nombre comercial también puedes incluirlo.
- Nombre de la persona que emite (hace) la factura: en el caso de persona física debe incluir el nombre y apellidos, DNI y dirección, y si es persona jurídica la razón social, CIF y domicilio social. Si tienes nombre comercial debes indicarlo arriba de tu nombre o razón social.
- Concepto: debe describir el servicio/trabajo que has realizado de forma más o menos general o pormenorizada, cuanto más desgloses más claro quedará. Por ejemplo:
- Sesión de psicología día 3 de mayo
- Taller de habilidades sociales AMPA Ridruejo
- Evaluación psicológica: te recomendamos que desgloses la información que sea posible, o bien en conceptos o bien en el número de sesiones.
- Precio: es la cuantía (base imponible) del servicio, debe ir indicado el precio por unidad con el número de sesiones o unidades y el total.
- Impuestos: los tienes que incluir dentro del precio según lo que tu fiscalidad de autónomo o empresa necesite.
- IRPF: Impuesto de la Renta de las Personas Físicas. Se aplica a personas físicas (no empresas ni sociedades) y siempre se resta de la base imponible. La cuantía depende del momento en el que estés: durante los primeros 3 años tu IRPF será del 7% y después será del 15%
- IVA: significa impuesto sobre el valor añadido y esta cuantía puede ser distinta según lo que se haya trabajado, el más común es el del 21% pero también puede ser que tengas que aplicar el 10% (sobre esto te informa tu gestor). Siempre se suma a la base imponible y se indica, como el IRPF separado.
- Forma de pago: indica si se hará en efectivo, por transferencia (tendrás que poner el número de cuenta con el IBAN), TPV o cualquier otra forma.
- Mensaje de protección de datos: al final de la factura debes incluir el texto que tu gestor de protección de datos te haya dado, donde debe describirse la finalidad del uso de esos datos y la forma en la que pueden ejercitar sus derechos. Te dejamos un ejemplo (puede que no te sirva para tus facturas):
“En cumplimiento de la normativa vigente en materia de Protección de Datos Personales, le informamos que los datos personales que puedan constar en este documento se encuentran incorporados en los ficheros y tratamientos propiedad de XXXXXXX, con la finalidad de cumplir nuestra relación asistencial y/o terapéutica, informarle acerca de la misma u otros servicios que puedan resultar de su interés, así como gestionar las actividades de contabilidad y facturación correspondientes. Su consentimiento legitima el tratamiento de sus datos, que serán conservados mientras subsista nuestra relación y sean necesarios para el cumplimiento de las finalidades indicadas, así como atender las obligaciones legales. Podrá ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad de sus datos, podrá hacerlo dirigiéndose por escrito, adjuntando fotocopia del DNI, a la dirección de correo electrónico XXXX@XXXXXXX.COM. El Delegado de Protección de Datos es XXXXXXXXXX, con quien puede contactar XXXXX@lXXXXXXX.com.De estimarlo oportuno, también puede presentar reclamación ante la autoridad de control correspondiente.” - Firma/sello: salvo que lo pida la entidad de forma empresa no suele ser necesario que firmes (rúbrica). En el caso de que tengas que poner un sello físico el mismo debe contener tus datos fiscales.
- Datos de contacto: incluye tu teléfono y/o tu mail para que puedan contactarte
- Imagen: es recomendable que incluyas el logo y que puedas tener una plantilla con los colores de tu marca y, si es posible, su tipografía.
- Datos de la factura
Diferencia entre una factura, presupuesto, factura proforma y factura rectificativa
Presupuesto
El presupuesto es un documento en el que se plasma el precio que le has puesto a una propuesta de servicio o trabajo que vas a realizar. Se hace para estimar el coste de lo que costaría, normalmente suele incluir varios servicios aunque no tiene porqué, y es importante que, a la hora de hacer una propuesta cerrada, el presupuesto sea aceptado, o bien porque el paciente/cliente lo firma manualmente o bien porque se acepta a través de un mail explícito. De esta manera, a la hora de emitir la factura, no habrá problemas.
Factura proforma
La factura proforma es una factura previa que se hace para enviarle al paciente o cliente con el cálculo total final de lo que le va a costar. Se hace como documento previo al trabajo, y la idea es luego convertirla en una factura normal cambiando únicamente la fecha y la numeración de la factura, dado que las proforma deben tener un nombre específico, por ejemplo: PRO-001234 convertiríamos a factura numerándolo a TE-001234 (no tiene porqué coincidir la numeración, aunque ayuda)
Factura rectificativa
La factura rectificativa es un documento que ayuda a rectificar una factura emitida con anterioridad, puede ser total (por toda la cuantía de la factura) o puede ser parcial (porque se devuelve solo una parte).
Imagina que un paciente te paga un bono de 4 sesiones de 260€, y cuando lleva 3 dice que no quiere ir más y le devuelvas la sesión. Si tu política de cancelación dice que se lo puedes devolver, debes hacer una factura rectificativa por importe de 65€, que será en negativo, es decir, incluirá un signo negativo en el total, porque en realidad estás devolviendo ese dinero (y no cobrándolo).
La factura rectificativa debe indicar en el concepto a qué factura anterior está rectificando. Por ejemplo, si tomamos la factura del descargable, tendremos que incluir en el concepto: “Factura rectificativa de la inicialmente emitida con número TE-00134”, poner la cuantía en negativo e indicar arriba del todo como título el documento “FACTURA RECTIFICATIVA”.
No obstante nosotros te recomendamos que puedas tener algún sistema sencillo de facturación, donde las series sean automáticas, las fechas puedan cuadrarte y puedas almacenar todos los documentos que necesites de forma ordenada y lista para tu gestoría.
Si necesitas ayuda o asesoramiento especial te recomendamos que puedas enviarnos un mensaje y te contestamos, y si lo que necesitas es un profesional que te acompañe en tu contabilidad, trimestral o declaraciones podemos atenderte con un servicio especializado en psicología y con un descuento solo para Etualers, infórmate aquí.
